Do tworzenia formuł w Wordzie nie jest potrzebny Excel. Pokażę jak używać formuł bezpośrednio w programie Word.
Plik do poniższych przykładów można znaleźć tutaj. Uzupełnijmy powyższą tabelkę o podsumowania.
Podstawowe formuły
Zacznijmy od podsumowania kolumn. Wybieram więc komórkę na przecięciu Suma i Q1. Wybieram kartę Układ i w grupie Dane wciskam Formuła (formuły nie można wstawić poprzez wpisanie bezpośrednio w komórkę tabeli). Pojawia się poniższe okienko:
Word wpisuje od razu domyślną formułę. Na co trzeba zwrócić uwagę:
- Formuły w Wordzie są w języku angielskim,
- Argumentem formuły nie jest zakres komórek, tylko słowo ABOVE, czyli "powyżej".
Spróbujmy teraz zsumować sprzedaż Janka. Wybieram komórkę na przecięciu wiersza Janek i kolumny Suma. Klikam ten sam przycisk co powyżej, tym razem Word proponuje mi funkcję =SUM(LEFT), czyli sumuj to, co znajdziesz z lewej strony. Znowu klikam Ok i powtarzam tą czynność dla kolejnych dwóch wierszy, niestety przeciąganie formuły nie działa tu jak w Excel.
Skoro mamy ABOVE i LEFT, to oczywiście jako argument możemy też podać RIGHT i BELOW (odpowiednio: z prawej i poniżej).
Aktualizowanie wszystkich pól
Excel automatycznie przelicza wszystkie formuły, kiedy tylko dokonamy zmiany danych w arkuszu. Word trzeba do tego zmusić, na szczęście jest to bardzo proste:
- Należy użyć skrótu ctrl+A, żeby zaznaczyć całą zawartość dokumentu,
- Nacisnąć klawisz F9 (swoją drogą podobnie używa się tego klawisza w Excel)
Format wyniku formuły
W okienku do wpisywania formuły widzieliśmy pole format liczby, określa on, jak ma wyglądać w dokumencie wynik działania formuły. Eksperymentowanie z formatem pozostawiam czytelnikom.
Więcej formuł
Oczywiście formuły nie ograniczają się do sumowania, Spróbujmy obliczyć średnią sprzedaży Janka, Wybieram komórkę na przecięciu kolumny Średnia i wiersza Janek. Jeszcze raz uruchamiam wstawianie formuł, jednak teraz wpiszę poniższą formułę:
Powyżej użyta jest formuła AVERAGE (średnia). Nie możemy teraz użyć argumentu LEFT, ponieważ z lewej strony znajduje się już podsumowanie wiersza. Użyłem więc oznaczenia dobrze znanego z programu Excel. Tak jak w arkuszu kalkulacyjnym kolumny oznaczone są przez litery a wiersze przez cyfry.
Podobnie obliczę średnią kolumny, używając formuły: AVERAGE(B2:B4), Proszę przyjrzeć się chwilkę powyższym dwóm formułom, żeby zrozumieć zasadę adresowania.
W ramach ćwiczeń proponuję wypełnić formuły dla wierszy Minimum i Maksimum.
Tłumaczenie formuł
Poniżej znajduje się krótki słowniczek wszystkich formuł, wraz z ich polskimi odpowiednikami z programu Excel.
- formuła Word - formuła w polskiej wersji Excel
- ABS - MODUŁ.LICZBY
- AND - ORAZ
- AVERAGE - ŚREDNIA
- COUNT - ILE.LICZB
- DEFINED - brak bezpośredniego odpowiednika. Zwraca wartość 1 (prawda), jeśli wyrażenie jest prawidłowe lub wartość 0 (fałsz), jeśli wyrażenia nie można obliczyć (np. próbujemy dzielić przez zero).
- FALSE -FAŁSZ
- IF - JEŻELI
- INT - ZAOKR.DO.CAŁK
- MAX - MAX
- MIN - MIN
- MOD - MOD
- NOT - NIE
- OR - LUB
- PRODUCT - ILOCZYN
- ROUND - ZAOKR
- SIGN - ZNAK.LICZBY
- SUM - SUMA
- TRUE - PRAWDA