Import do programu Excel - plik tekstowy

Witam,
  Przygotujcie się na porządne maglowanie plików tekstowych. Żeby dobrze nauczyć się importowania, należy dokładnie zrozumieć jak może wyglądać sam plik tekstowy, a nie jak wygląda kreator. Mam jednak nadzieję, że po tej lekturze poradzicie sobie w dowolnej sytuacji.

Plik tekstowy

Prosty plik tekstowy otworzony na każdym komputerze, nie ważne czy jest to Windows, Linux czy telefon z systemem Android, będzie wyglądał tak samo. Pliki takie zawierają sam tekst, bez jakiegokolwiek formatowania. Każdy system operacyjny posiada program do otwierania plików tekstowych. W systemie Windows jest to notatnik. Mając to na uwadze, plik tekstowy jest często wykorzystywany do komunikacji pomiędzy różnymi systemami:

• Dostawca produktu może wysyłać w ten sposób swój cennik kupującemu, 
• często w ramach jednej firmy możemy posługiwać się różnymi systemami, np.: Logistyka używa innego systemu niż dział Sprzedaży. Do komunikacji pomiędzy tymi systemami może być użyty plik tekstowy,
• wiele starych systemów sprzedażowych eksportuje raporty w pliku tekstowym, który trzeba zaimportować do Excel, w celu dalszej analizy,
• ja sam ściągam ze strony mojego operatora komórkowego zestawienie wszystkich połączeń w formie pliku txt. Po zaimportowaniu do Excel, mogę sprawdzić gdzie najczęściej dzwonię i ile mnie to kosztuje.

  Pliki tekstowe moją najczęściej rozszerzenia txt lub csv (wtedy często mówi się na nie pliki csv, ale to ciągle są zwykłe pliki tekstowe). Programowi Excel tak naprawdę wszytko jedno, jakie rozszerzenie będzie miał importowany plik, tak więc często można spotkać inne rozszerzenia niż powyższe.



Budowa pliku

 Jak wspomniałem wyżej plik tekstowy to same znaki, bez formatowania. W założeniu każda linia pliku tekstowego ma być zaimportowana do osobnego wiersza w pliku Excel. Skąd jednak program ma wiedzieć jak rozłożyć dane pomiędzy kolumnami? Spójrzmy na poniższy przykład, jest to jedna linia z przykładowego pliku tekstowego:

Witek, Kowalski; 5,000; 1980-01-12

Dla nas jest to dość oczywiste, powyżej mamy imię i nazwisko pewnego Pana, jakąś liczbę, np.: jego zarobki i datę, np.: urodzenia. Poszczególne pola rozdziela średnik ;. Powyższe dane powinny być więc tak zaimportowane:

Przykładowe dane po zaimportowaniu.

Excel nie jest jednak taki mądry jak my i równie dobrze może zaimportować dane tak:

Przykłady błędnego importowania.

Kreator służy więc do tego aby podpowiedzieć, jak ma być traktowany plik tekstowy, nad którym pracujemy i prawidłowo rozmieścić dane w komórkach. Przejdźmy więc wreszcie do programu Excel i zobaczmy jakie pytania zadaje nam program oraz jak możemy na nie odpowiedzieć.

Rozpoczynamy import

Kreator uruchamiamy przyciskiem Z tekstu, na karcie Dane, w grupie Dane zewnętrzne.

Przycisk uruchamiający import.

 W nowym oknie wskazujemy plik. W dalszej części będę posługiwał się tym plikiem. (Jeżeli plik otwiera się w oknie przeglądarki, należy kliknąć prawym klawiszem w link i wybrać Zapisz element docelowy jako.) Jest to plik zawierający sprzedaż w różnych miastach w podziale na miesiące. Poszczególne kolumny oddzielone są znakiem tabulatora. Na końcu wpisu znajdują się przykłady innych plików, które można użyć do ćwiczeń. Domyślnie w okienku widać tylko pliki z rozszerzeniami prn, txt i csv, jednak pliki mogą mieć bardzo różne rozszerzenia.

Tak więc wybieramy plik źródłowy i przechodzimy do pierwszego kroku kreatora.

Krok 1 z 3

Krok pierwszy importu pliku tekstowego

 Pierwsza decyzja dotyczy rodzaju pliku:

• Czy jest to plik rozdzielany?  W pliku rozdzielanym kolejne kolumny wyróżnione są jakimś znakiem (spacja czy tabulator to też jakiś znak). Excel napotykając taki znak w wierszu pliku wie, że kolejne dane ma wpisywać w następnej kolumnie.
• Czy jest to to plik z polami o stałej szerokości? W takim pliku kolejne kolumny zajmują określoną ilość znaków. Na przykład pierwsza kolumna zajmuje dziesięć znaków a druga osiem. Po wpisaniu do pierwszej kolumny dziesięciu znaków, wpisze do kolejnej następne osiem i tak dalej.

Nasz plik jest rozdzielany tabulatorem, zostawiamy więc domyślną opcję.

Zdarza się, że w pliku dane poprzedzone są nagłówkiem. System generujący plik tekstowy może umieścić w nim datę wygenerowania pliku, swoją nazwę lub inny komentarz do danych. Pole Rozpocznij import od wiersza pozwala nam ominąć te informacje i zacząć pobieranie danych od odpowiedniego miejsca. W naszym pliku w pierwszym wierszy są nagłówki kolumn, znowu więc zostawiamy domyślne ustawienia.

Pole Pochodzenie pliku najczęściej zostawiamy bez zmian. Jeżeli w podglądzie pliku poniżej zamiast liter widać "krzaczki", niezrozumiałe znaki, trzeba zmienić tą opcję.

Nacisnę teraz przycisk dalej i przejdę do kroku drugiego. Krok drugi wygląda różnie, zależnie od tego jaki rodzaj pliku wybraliśmy przed chwilą.

Krok 2 z 3 - plik rozdzielany

Krok drugi - dla pliku rozdzielanego

W tym kroku określamy jaki znak rozdziela kolumny w naszym pliku. Domyślnym ustawieniem jest tabulator i tak jest w naszym przypadku. Zostawiam więc to bez zmian. Poniżej widać podgląd importowanego pliku, odpowiednie dane są już w swoich kolumnach. Naciskam więc dalej.


Krok 2 z 3 - stała szerokość
Nie dotyczy to naszego pliku, jednak spójrzmy na chwilę jak wygląda krok drugi w tym przypadku, oczywiście dla innego pliku.

Krok drugi - dla pliku o stałej szerokości pól

W powyższym oknie musimy podpowiedzieć, gdzie zaczyna się kolejne kolumny danych. Jeżeli spotkacie się takim rodzajem pliku, Excel powinien sam zasugerować odpowiedni podział. Na końcu wpisu znajdują się przykładowe pliku, na których można poćwiczyć taki tryb importu. Instrukcje zamieszczone w tym oknie są jasne, wrócę więc do naszego przykładowego pliku.

Krok 3 z 3

Krok trzeci importu

W drugim kroku określiliśmy gdzie są nasze kolumny i trzeci w obu przypadkach wygląda on tak samo. Z reguły nic nie musimy w tym kroku zmieniać, tak jest też w tym przypadku. Zwróćmy jednak uwagę na dostępne tu opcje. Wybierając kolumny w Podglądzie danych możemy zmieniać sposób, w jaki są one importowane. Możemy też zdecydować, które kolumny powinny być pominięte w procesie importu.
Szczególnie należy zwrócić uwagę na przycisk Zaawansowane.

W tym miejscu potrzebna jest mała dygresja. W polskim systemie Windows liczby całkowite od ułamkowych oddzielane są przecinkiem. Ustawienia w twoim systemie można sprawdzić w ustawieniach regionalnych. Plik tekstowy może pochodzić z innego systemu, gdzie na przykład stosowana do tego jest kropka.

Ustawienia zaawansowane importu liczb

Na przykład liczba 1982,45 zostanie zinterpretowana w polskim systemie prawidłowo, ale ta liczba może być też zapisana jako 1,982.45 (zapis amerykański). W poniższych ustawieniach podpowiadamy jak liczby w naszym pliku są zapisywane, tak aby ostatecznie w naszym pliku w komórkach pojawiły się liczby. Dzięki temu będziemy mogli wykonywać różne działania (sumy, średnie itp.). Przy błędnych ustawieniach Excel zaciągnie ciąg znaków "1,982.45", będzie to traktował jako tekst i pozwoli nam na działania dostępne w przypadku liczb.

W przypadku naszego pliku możemy jednak zostawić ustawienia domyślne. Naciskam więc Zakończ i następnie OK aby zaobserwować jak mój arkusz wypełnia się danymi z pliku.

Podsumowanie
Mam nadzieję że powyższy przewodnik jest wyczerpujący. Zapraszam do pytań i komentarzy, postaram się zmodyfikować tekst, aby lepiej spełniaj swoje zadanie.

Na koniec kilka przykładów plików do ćwiczeń. Są to te same dane co w przykładzie, jednak zapisane w różny sposób. Każdy wymaga trochę innych ustawień. Należy przede wszystkim zwrócić uwagę czy liczby importują się prawidłowo.

• Plik1
• Plik2
• Plik3

Jeżeli plik otwiera się w oknie przeglądarki, należy kliknąć prawym klawiszem w link i wybrać Zapisz element docelowy jako.