Word - Korespondecja seryjna

Witam,

Korespondencja seryjna polega na automatycznym wygenerowaniu kilkudziesięciu czy kilkuset stron dokumentu. Zamiast pisać kilkadziesiąt takich samych listów do klientów, w których zmieniają się tylko dane odbiorcy, piszemy tylko jedną stronę. Ta jedna strona to swego rodzaju szablon, w którym zmienia się tylko kilka wskazanych pól. Na każdej stronie te wskazane pola przyjmują inną wartość, pobieraną z pliku Excel.
Tworzenie korespondencji seryjnej polega na kilku prostych krokach, a wszystko zaczyna się w programie Excel.

Przygotowanie danych źródłowych

Jak sama nazwa wskazuje, potrzebna nam jest jakaś seria, zestaw danych na podstawie których przygotujemy korespondencję. Poniżej znajduje się przykładowy plik, który można ściągnąć tutaj.

Przykładowy plik źródłowy dla korespondencji seryjnej

Każda kolumna z powyższego pliku oznacza jedno zmienne pole, które będzie można wstawić do korespondencji seryjnej. Word tworząc kolejne strony korespondencji będzie pobierał dane z kolejnych wierszy tego pliku.




W programie WORD

Tworzenie korespondencji można opisać poniższymi krokami:

1. Rozpoczynamy tworzenie korespondencji (Start)
2. Wskazujemy źródło korespondencji (Do kogo?)
3. Tworzymy szablon (Co?)
4. Drukujemy, wysyłamy, scalamy (Koniec)

Rozpoczynamy tworzenie korespondencji

Na karcie Korespondencja, w grupie Rozpoczynanie korespondencji seryjnej wybieramy przycisk Rozpocznij. koresp. ser., a następnie listy.

Możliwe rodzaje korespondencji seryjnej

Pozornie nic się nie zmienia, ale Word dostosował już format strony do oczekiwanej korespondencji.

Wskazujemy źródło korespondencji

Teraz przyda nam się wcześniej stworzony plik Excel. W tej samej grupie co poprzednio wybieramy przycisk Wybierz adresatów, a następnie, użyj istniejącej listy. W nowym oknie odnajdujemy wspomniany plik, a następnie wskazujemy na pierwszy arkusz, na którym są nasze dane.

Arkusze pliku źródłowego

Nasz plik wciąż jest pusty, jednak uaktywniły się przyciski w grupach po prawej stronie karty Korespondencja.

Tworzymy szablon

Szablon korespondencji tworzymy jak każdy inny dokument Word. W moim przykładzie będzie to krótka informacja do klienta, informująca o otrzymaniu nagrody w zamian za zakupy o określonej wartości. W miejscach, w których mają podstawiać się dane z pliku źródłowego, używamy przycisku wstaw pola koresp. ser. Jak widać, pola odpowiadają kolumnom z pliku Excel.

Pola korespondencji seryjnej

Mój list wygląda teraz jak poniżej:

 Do przeglądania wyników naszej pracy służy grupa Podgląd wyników na karcie Korespondencja. Przyciskiem Podgląd wyników przełączamy się pomiędzy widokiem kodów pól (np.: <>) a konkretnymi wartościami. Niebieskimi strzałkami możemy przełączać się pomiędzy kolejnymi wierszami pliku źródłowego i obejrzeć jak wyglądają dane wstawione do dokumentu.

Drukujemy, wysyłamy, scalamy

Jeżeli przejrzeliśmy dokument i wygląda prawidłowo, możemy zakończyć pracę za pomocą jednej z opcji przycisku Zakończ i scal w grupie Kończenie.

Możliwości kończenia pracy z szablonem

Opcja Edytuj poszczególne dokumenty tworzy nam nowy dokument, który ma tyle stron, ile było wierszy w pliku źródłowym, czyli z szablonu tworzy standardowy plik Word. Za pomocą opcji Drukuj dokumenty możemy oczywiście wszystkie lub część stron wydrukować.



Jak zwykle zachęcam do zadawania pytań, oraz eksperymentowania z przyciskami i opcjami. Jeżeli nie jesteś pewien jak działa jakiś przycisk, po prostu go naciśnij i zobacz co się stanie.

W kolejnym wpisie przedstawię jak za pomocą korespondencji seryjnej wysłać masowo wiadomości mail.