Kurs Excel 2007 - Podstawy - Formuły - Wpisywanie formuł

W tej części kursu:

• Metody wstawiania formuł
• Operatory matematyczne
• Stałe

Czas trwania: 40 min

Spis treści kursu

Wstęp

  W poprzednich rozdziałach poruszyłem tematy budowy okna, poruszania się po arkuszu, edycji danych i adresowania. Wiedza ta pozwoli sprawnie nauczyć się narzędzi, dla których arkusze kalkulacyjne zostały stworzone, czyli formuł. Właśnie one sprawiają, że Excel nie jest tylko zwykłym edytorem tekstu. Pozwalają wykonywać niezwykle skomplikowane obliczenia w ułamku sekundy. Co ważne, obliczenia te mogą być nie tylko skomplikowane ale też wielokrotne. Łatwo jest obliczyć wartość podatku VAT dla jednej faktury, można to wykonać na kalkulatorze, ale potęga Excela ujawnia się, jeżeli chcemy obliczyć tą wartość dla tysięcy faktur naraz, dla Excela to żaden problem.

  Formuła wpisana do komórki zwraca wartość obliczoną za pomocą zestawu działań. Formuła może składać się z:

• Operatorów matematycznych (np. +, *),
• Odwołań do komórek (wskazanych przy pomocy adresowania),
• Wartości stałych (np. 1, PRAWDA, "ZIELONY")
• Funkcji (np. SUMA, ŚREDNIA).

 Poniżej znajduje się kilka przykładów formuł:

• =A1*0,5 - mnożenie komórki A1 przez 0,5,
• =ŚREDNIA(A1:A10) - średnia wartości komórek z zakresu A1:A10,
• =SUMA(B1:B10)*0,5 - połowa wartości sumy komórek z zakresu B1:B10

Wpisywanie formuł

  Technicznie formuły wpisujemy jak każdą inną wartość. Sposoby wpisywania danych do komórki opisane są w poprzedniej części. Najważniejsze jest, aby formułę poprzedzić znakiem "=". To właśnie znak "równa się" wskazuje programowi Excel, że to co znajdzie w komórce ma traktować jako formułę i starać się ją obliczyć. Już wpisane formuły poprawia się tak jak zwykłe wartości w komórkach. Formuły można też przeciągać i kopiować.

Operatory matematyczne

Podstawą niemal każdej formuły są operacje matematyczne. W tym pliku oraz na poniższej ilustracji znajduję się lista wszystkich operatorów, czyli podstawowych elementów budowania formuł.

  Kilka słów komentarza. Pierwsze pięć operatorów niczym nie różnią się od tych stosowanych w matematyce i tak samo się ich używa. Szósty operator, konkatenacji, łączy teksty. W powyższym przypadku potraktował 2 i 3 jako teksty i połączył je tworząc 32. Oczywiście równie dobrze można by połączyć teksty Zielony i samochód:

= "Zielony" & " " & "samochód" 

  Ostatnie sześć pozycji należy do operatorów logicznych, zwracają one wartości PRAWDA lub FAŁSZ. Nie należy ich mylić z tekstem "PRAWDA" lub "FAŁSZ". To drugie dla Excela to tylko kilka liter ułożonych w określonym porządku. Wrócę to tego tematu przy opisywaniu funkcji logicznych.

  Kolejność wykonywania jest taka sama jak w matematyce i również może być zmieniana przy pomocy nawiasów. Jeżeli w naszej formule nasze działania zostaną wykonane w kolejności innej niż sobie zaplanowaliśmy może to doprowadzić do złych wyników, warto więc często korzystać z nawiasów.

Stałe

 Stałe są wartościami "na sztywno" wpisanymi do arkusza. Wartości liczbowe wpisujemy zwyczajnie wpisując cyfry, natomiast tekst umieszczamy w cudzysłowach.

=A2*1,23&" zł brutto"

  W powyższej formule wartość komórki została przemnożona przez wartość 1,23, a do wyniku dołączony został tekst "zł brutto". Zastosowane zostały więc dwie stałe.

  

  Uczciwość nakazuje mi ostrzec przed stosowaniem tego typu stałych. Trzeba zwrócić uwagę na to, że stałą taką zobaczymy dopiero po zaznaczeniu komórki i w dużym arkuszu łatwo zapomnieć, że gdzieś coś przemnożyliśmy przez stałą oraz czasem trudno jest takie wszystkie stałe wytropić i poprawić(np. jeżeli zmieni się stawka VAT). Znacznie lepiej jest korzystać z nazw zdefiniowanych.

Funkcje

 Ostatnim, najważniejszym elementem są funkcje. Oferują one bardzo dużo możliwości przetwarzania danych.  W programie zawartych jest ich 340 a zaawansowany użytkownik może tworzyć własne. Najpopularniejsze funkcje opiszę w kolejnej części kursu. Poniżej skupię się na samym ich wpisywaniu.

Grupa Biblioteka funkcji na karcie Formuły

  Tak jak i w matematyce, funkcje mają argumenty i zwracają jakąś wartość. Argumentami nazywa się wszystko co zawiera się pomiędzy nawiasami umieszczonymi przy nazwie funkcji. Mówi się, że funkcja ma lub pobiera argumenty. Wartością jest to co pokazuje nam Excel zamiast funkcji wpisanej do komórki. Funkcje mogą mieć jeden, kilka lub żadnego argumentu (brak argumentu to też argument). Wartość zwracana przez funkcję może być argumentem kolejnej np.:

=SUMA(DŁ(C2);DŁ(C3);DŁ(C4))

W powyższym przykładzie wartości zwrócone przez funkcje DŁ są argumentami funkcji SUMA. Można w ten sposób tworzyć wiele poziomów zagnieżdżenia.

Wpisywanie funkcji

Najłatwiej jest wstawiać funkcje poprzez wybranie ich na karcie Formuły. Naciskamy jeden z powyższych przycisków i z listy wybieramy interesującą nas funkcję. Otwiera nam się okno argumentów funkcji.

Funkcja LICZBA.CAŁK posiada dwa argumenty

Funkcja LOS nie pobiera żadnych argumentów

W pola argumentów możemy wybrać dowolne elementy wyliczone na początku tej części kursu. Kiedy okno jest otwarte, wciąż możemy zaznaczać myszą komórki w arkuszu, jeżeli chcemy żeby jednym a argumentów funkcji były adresy komórek.

Użytkownik, który pamięta nazwę funkcji może wpisać ją bezpośrednio w komórkę, z pominięciem okna argumenty funkcji. Wystarczy zaznaczyć komórkę, wpisać = i rozpocząć wpisywanie funkcji. Excel zacznie podpowiadać formuły pasujące do tego, co zaczęliśmy wpisywać.

W powyższym przykładzie zaznaczyłem komórkę i zacząłem wpisywać =SUMA, już po wpisaniu =S Excel zaczął mi podpowiadać formuły rozpoczynające się na S. Po liście podpowiedzi można poruszać się strzałkami. Po naciśnięciu klawisza tab Excel automatycznie uzupełni wpisywany tekst zgodnie z zaznaczeniem na liście i otworzy nawias. Następnie zaznaczyłem myszą obszar, który ma być argumentem funkcji i wpisałem nawias zamykający funkcję.


W następnej części kursu nie będę już opisywał metod wstawiania funkcji, skupię się na samym działaniu najpopularniejszych z nich.

Spis treści kursu

Subskrybuj RSS, aby otrzymywać najnowsze informacje o rozwoju kursu.