Przypinanie dokumentów

Zdjęcie ze strony ww.freedigitalcopy.net

Jeżeli często używamy tych samych dokumentów, przeskakiwanie pomiędzy nimi i poszukiwanie na dysku za każdym razem bywa kłopotliwe. Możemy przypiąć je na stałe na liście w menu przycisku Office. Możemy w ten sposób przygotować się do prezentacji, przypinając wszystkie potrzebne pliki.

Mechanizm ten działa we wszystkich programach MS Office. Na pewno każdy zauważył listę ostatnio otwieranych plików, która pojawia się w menu Office Excela czy Worda.

Nowy element na blogu, skróty klawiaturowe.

Witam,

W serwisie 123Office.pl pojawił się nowy element. Na pasku z prawej strony umieszczona jest animacja pokazująca przydatne skróty klawiaturowe różnych programów z pakietu MS Office.

Wystarczy spędzić codziennie chwilę na blogu, aby wkrótce sprawniej korzystać z aplikacji. Animację można swobodnie zatrzymywać i przewijać. Wystarczy najechać myszą na obrazek, by pokazały się odpowiednie przyciski.

Cofanie wielu zmian na raz

Witam,
Większości z nas znany jest skrót ctrl+z, który pozwala cofnąć ostatnio wprowadzoną zmianę w arkuszu czy dokumencie Word. Cofać zmiany można też poprzez kliknięcie niebieskiej strzałki w lewym górnym rogu okna.

Spróbujmy kliknąć w trójkąt, obok strzałki. Pokaże nam się lista ostatnio wykonanych zmian.

Powtarzający się tekst w Wordzie

Witam,

W odpowiedzi na pytanie jednego z czytelników:

Czy jest taka możliwość aby w Wordzie 2007 stworzyć coś takiego:
W dokumencie występuje taki tekst: LOKAL U23.
Występuje on kilkanaście razy w całym dokumencie. Chciałbym aby edycja jednego tekstu "LOKAL U23" automatycznie zmieniała całą resztę. Nie chodzi mi o korzystanie z opcji "ZNAJDŹ". Zależy mi na skorzystaniu z np. jakiejś formuły.
Czy jest taka opcja?
Jeżeli tak to jak to poprawnie skonstruować?

Widzę dwa proste rozwiązania tego problemu:

Dwa przydatne skróty

Witam,
 Ostatni okres jest dla mnie dość gorący, podzielę się więc dzisiaj tylko dwoma przydatnymi skrótami klawiaturowymi w programie Word.

Shift + F5

Skrót ten przywraca widok do ostatnio edytowanego punktu. Na przykład, jeżeli przesunęliśmy widok, żeby coś skopiować to po naciśnięciu ctrl + c, możemy szybko wrócić do punktu, w którym ostatnio coś wpisaliśmy, żeby zastosować ctrl + v. Kolejne używanie tego skrótu przenosi nas pomiędzy trzema ostatnimi punktami edycji.
Skrót ten można też użyć po otwarciu zapisanego dokumentu, żeby szybko przenieść się do miejsca, gdzie skończyliśmy pracę.

F4

Tak naprawdę, jest to skrót, który możemy używać także w innych programach pakietu Office. Służy on do powtarzania poprzednio wykonanej czynności. Zapewniam, że ten klawisz jest znacznie bardziej przydatny niż się może wydawać. Poniżej tylko kilka przykładów dla inspiracji.

Scalanie komórek
Chcę scalić komórki w różnych miejscach tabeli. Zaznaczam dwie komórki, z menu prawego klawisza wybieram Scal komórki. Żeby scalić kolejne grupy komórek wystarczy je zaznaczyć i kliknąć F4.

Wstawianie wierszy
Klikam na dowolnej komórce tabeli i z menu prawego klawisza wybieram Wstaw/Wstaw wiersze powyżej. Teraz po każdym naciśnięciu F4 program wstawi wiersz nad aktualnie zaznaczoną komórką.

Formatowanie 
Jeżeli zmienimy formatowanie fragmentu tekstu program będzie aplikował to samo formatowanie po naciśnięciu F4, także po zmianie zaznaczenia.

Jest to tylko kilka przykładów, należy pamiętać, że ten przydatny klawisz możemy równie dobrze używać w Excelu czy Outlooku.

Podsumowanie 2011

Witam,
To był dobry rok dla blogu 123Office.pl, zdobywa coraz większą popularność i przyciąga nowych czytelników. Blog działa niewiele ponad rok, mimo tego w 2011 roku odwiedziło go 5 785 osób, spędzając średnio 1 minutę 22 sekundy i oglądając w sumie 11 542 stron.

Poniżej znajdują się najważniejsze wpisy pogrupowane według programów. Zapraszam do zapoznania się z nimi.

Excel:
Formatowanie warunkowe wykresów
Zmniejszanie rozmiaru pliku Excel
tabulator w komórce Excel
Poprawianie dat
Uzupełnianie pustych komórek w kolumnie Excel
Tagi inteligentne - Excel
Wingding - proste obrazowanie danych
Import do programu Excel - plik tekstowy
Operacje na datach
Operacje na datach - cz. 2
porównywanie kolumn od ręki
Wysyłenie mejli z programu Excel
Wyszukiwanie w tablicach
Wyszukaj.pionowo - szukanie najlepszego dopasowania
Szybkie filtrowanie
Robimy zdjęcia - aparat w Excelu 

Wyszukaj.pionowo - błąd #N/D

Word:
Word - Korespondecja seryjna
Duży plik - ogarnij jednym spojrzeniem
Czytelne rozłożenie elementów w dokumencie

Outlook:
wyszukiwanie błyskawiczne
zmiana tytułu e-mail, czytelna lista wiadomości

Powerpoint:
Nawigacja podczas prezentacji
Odtwarzanie prezentacji na obcym komputerze

Office dla osób z upośledzeniem słuchu lub zwroku

Witam,
  W trosce o osoby z kłopotami ze słuchem lub widzeniem Microsoft stworzył dwa nowe dodatki do pakietu Office 2010.

  Pierwszy o nazwie STAMP, umożliwia dodawanie napisów w stylu kinowym do prezentacji zawierającej wideo i dźwięk. Jest to bardzo przydatna funkcja w prezentacjach, które są coraz bogatsze w treści multimedialne. Napisy przydadzą się też przy prezentowaniu filmów w obcych językach, do tłumaczenia treści dla odbiorców.

 Drugi dodatek pozwala zapisywać dokumenty Word w formacie DAISY (Digital Accessible Information System). Format ten może być łatwo używany przez osoby z upośledzeniami wzroku, ponieważ komputer czyta takie dokumenty na głos przy pomocy programu DAISY Reader.
 Oba dodatki są dostępne za darmo ze strony Microsoftu:

• DAISY
• STAMP

przykładowe CV, szablony Word

Witam,

Często wyszukiwanym hasłem w wyszukiwarkach jest "przykładowe CV", tym czasem posiadacze programu Word nie muszą daleko szukać. Wystarczy wybrać Nowy w menu Office .

Pokaże nam się okno, w którym z lewej strony należy wybrać życiorysy, aby po chwili wybierać spośród kilkunastu eleganckich wzorów Curriculum Vitae.

Szablony życiorysów w Word 2007

A skoro już tam jesteśmy, warto poszukać inspiracji także w innych kategoriach szablonów.

Word - Korespondecja seryjna

Witam,

Korespondencja seryjna polega na automatycznym wygenerowaniu kilkudziesięciu czy kilkuset stron dokumentu. Zamiast pisać kilkadziesiąt takich samych listów do klientów, w których zmieniają się tylko dane odbiorcy, piszemy tylko jedną stronę. Ta jedna strona to swego rodzaju szablon, w którym zmienia się tylko kilka wskazanych pól. Na każdej stronie te wskazane pola przyjmują inną wartość, pobieraną z pliku Excel.
Tworzenie korespondencji seryjnej polega na kilku prostych krokach, a wszystko zaczyna się w programie Excel.

Przygotowanie danych źródłowych

Jak sama nazwa wskazuje, potrzebna nam jest jakaś seria, zestaw danych na podstawie których przygotujemy korespondencję. Poniżej znajduje się przykładowy plik, który można ściągnąć tutaj.

Przykładowy plik źródłowy dla korespondencji seryjnej

Każda kolumna z powyższego pliku oznacza jedno zmienne pole, które będzie można wstawić do korespondencji seryjnej. Word tworząc kolejne strony korespondencji będzie pobierał dane z kolejnych wierszy tego pliku.

Duży plik - ogarnij jednym spojrzeniem

Witam,
Pracując z programem Word czy Excel często nasze pliki stają się na tyle duże, że łatwo się w nich zgubić. Jesteśmy zmuszeni często przeskakiwać pomiędzy różnymi punktami, lub nawet zapisywać sobie pewne informacje na boku. Poniżej pokażę jak można jednocześnie oglądać kilka miejsc dokumentu, w celu ich porównania, czy nawet pracy w dwóch miejscach pliku na raz.

Część ustawień wyświetlania okien w Word

Przydatne klawisze

Witam,
Tytuł tego wpisu nie jest pomyłką. Często czytamy o tak zwanych "przydatnych skrótach klawiaturowych". Tymczasem większość z nas nie jest świadomych, że wśród 102 standardowych klawiszy są dwa, które mogą nam bardzo ułatwić pracę.

Czytelne rozłożenie elementów w dokumencie

Witam,

Przeglądając dziesiątki CV podczas rekrutacji na nowe stanowisko zwróciłem uwagę na jedną rzecz. Abstrahując od samej treści aplikacji (od tego są inne serwisy), dokumenty są po prostu brzydkie. W ekstremalnych przypadkach zdarza się że każdy akapit jest sformatowany inną czcionką i każda lista jest stworzona z innych symboli. Poczucia estetyki trudno jest kogokolwiek nauczyć, jednak chciałbym zwrócić uwagę na prostą metodę na rozłożenie elementów na CV.

Wystarczy użyć tabel! Na karcie Wstawianie można znaleźć przycisk do wstawiania tabel. Po wstawieniu tabeli należy ją całą zaznaczyć na karcie Narzędzia główne usunąć krawędzie, tak aby nie pojawiały się na wydruku lub podczas eksportu do PDF.

Wyłączanie widoczności krawędzi w tabeli

Uruchamianie programu skrótem

Witam,
Jeżeli tak jak ja każdy nowy dzień rozpoczynasz od otwarcia jednego z programów Office, to poniższy przepis bardzo ułatwi Ci życie. Zobacz jak łatwo można uruchamiać program Excel czy inny za pomocą skrótu.

Formuły w Wordzie

Witam,
Do tworzenia formuł w Wordzie nie jest potrzebny Excel. Pokażę jak używać formuł bezpośrednio w programie Word.

Office Web Apps - Office za darmo!

Witam,
W jednym z poprzednich postów opisywałem Skydrive, dzisiaj czas na kolejną usługę w ramach Windows Live, czyli Microsoft Office przez przeglądarkę, i to za darmo!

Wypełnianie dokumentu Word losowym tekstem

Witam,
Czasem pracując z Wordem, mniej istotna jest treść, niż wygląd dokumentu. Na przykład tworząc układ strony do prezentacji czy gazetki, chcielibyśmy zobaczyć jaki będzie wygląd końcowy, zanim jeszcze wypełnimy dokument treścią. Z pomocą przychodzą nam dwie funkcje, generujące losowy tekst.

Żeby wygenerować losowy tekst wystarczy w nowym akapicie napisać

=rand()

i nacisnąć Enter. W dokumencie natychmiast pojawią nam się trzy akapity wyciągnięte z pomocy do programu.

Podobnie działa funkcja

=lorem()

Tym razem pojawią się trzy akapity w tak zwanym pseudojęzyku Lorem Ipsum. Wstawienie obcego języka do szablonu pozwoli skupić się bardziej na wyglądzie dokumentu, niż jego sensie.

Losowy tekst uzyskany za pomocą funkcji lorem().

Argumenty
W powyższych funkcjach można używać argumentów, w celu wygenerowania różnej ilości tekstu.

=rand(liczba akapitów, liczba zdań)
=lorem(liczba akapitów, liczba zdań)

Funkcje nie działąją?

1. Wejdź do menu Office, okrągły przycisk z lewej strony na górze.
2. Otwórz opcje programu Word
3. Z lewej strony wybierz Sprawdzanie
4. Naciśnij Opcje Autokorekty
5. Na zakładce Autokorekta musi być zaznaczone pole Zamień tekst podczas pisania

Ciekawostka
Opisu tych funkcji nie znajdziemy w pomocy do programu i podobno sam Microsoft nie przyznaje się do ich istnienia. Miały one być wykorzystywane do testowania programu Word podczas jego tworzenia i zostały w ostatecznej wersji programu.

Certyfikaty, to nic trudnego!

Witam,
Certyfikaty Microsoft kojarzą się z wiedzą zarezerwowaną dla Informatyków. Tymczasem egzamin związany z tymi certyfikatami wcale nie jest trudny. Przeczytanie dobrej książki do Excela (np. Biblia Excela) z pewnością do tego wystarczy. Należy tylko pamiętać że Excel to nie tylko formuły, tabelki i wykresy, ale także formatowanie, recenzje i praca grupowa. Wiedza z tych obszarów również jest testowana.

Zmiana wersji Office z 2003 na 2007 lub 2010

Witam,
Wszyscy zgodzą się że zmiany w interfejsie między wersjami 2003 a następnymi są rewolucyjne. Sprawą dyskusyjną jest czy są to zmiany na lepsze. Nie zmienia to faktu że przyzwyczajenie się do nowej metody pracy z programem może przysporzyć trudności. Microsoft wyszedł naprzeciw użytkownikom udostępniając symulator Office 2003, gdzie wybierając określoną funkcję nowego interfejsu, zobaczymy gdzie znajduję się w nowym.

Symulator dla Office 2007

Symulator dla Office 2010

3 Rozpoczynanie nowego wiersza bez nowego akapitu

  Tradycyjnie, aby rozpocząć nowy wiersz używamy przycisku Enter. W większości przypadków to nam wystarczy, jednak czasem takie rozwiązanie może być kłopotliwe. W programie Word, Outlook czy Powerpoint wiąże się to z rozpoczęciem nowego akapitu, więc także z wprowadzeniem domyślnej przerwy między akapitami. Podczas wprowadzania listy naciśnięcie enter, rozpoczyna kolejną pozycję. W programie Excel z kolei Enter jest klawiszem kończącym edycję komórki, więc po naciśnięciu go przechodzimy do komórki jeden wiersz niżej.

  Z pomocą przychodzi kombinacja shift + Enter, które wywołuje tak zwane miękkie łamanie wiersza. W przypadku edytorów tekstu naciśnięcie tej kombinacji pozwala nam pisać w nowej linii, ale nie rozpoczyna nowego akapitu.

  Ta kombinacja jest szczególnie przydatna w programie Excel, możemy dzięki niej wprowadzić tekst w komórce w kilku liniach, na przykład tworząc nagłówki dla kolumn.